Có 1 giai đoạn, đơn vị kinh doanh của tôi lên đến 300 nhân sự và các chỉ số KPIs có vẻ như khó hoàn thành, thì ban điều hành (trong đó có tôi) quyết định phải tái cấu trúc hệ thống nhân sự. Thú thật, giai đoạn đó, tôi khá kỳ vọng vào đợt tái cấu trúc nhân sự này. Tổng ban điều hành thậm chí quyết định mời chuyên gia HR nổi tiếng về tư vấn, tuyển một Giám đốc Nhân sự từng làm ở tập đoàn của Nhật.
Nhưng thật đáng tiếc, mọi thứ vẫn không cải thiện được, thậm chí tổ chức còn rối loạn hơn. Lý do không nằm ở năng lực của cá nhân, mà chủ yếu xuất phát từ tư duy hệ thống và cách tiếp cận chưa đúng đắn. Trong quá trình thiết kế lại hệ thống nhân sự, rất nhiều doanh nghiệp mắc phải những sai lầm phổ biến:
Để giúp doanh nghiệp tránh đi vào “vết xe đổ” đó, dưới đây là những bài học trong việc xây dựng hoặc tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự, mà tôi đúc kết được
Tái cấu trúc nhân sự không chỉ đơn thuần là tổ chức lại bộ máy, mà phải hướng đến mục tiêu tối hậu: giúp nhân viên phát triển, hạnh phúc và thành công trong công việc. Sự thành công đó được đo bằng nhiều thước đo: mức độ gắn kết, động lực làm việc, cơ hội phát triển nghề nghiệp, tăng thu nhập, sức khỏe tinh thần và môi trường làm việc tích cực.
Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư nghiêm túc – cả về tài chính lẫn tư duy. Đừng xem các khoản chi cho nhân sự là "chi phí", hãy coi đó là khoản đầu tư chiến lược. Khi nhân viên phát triển, doanh nghiệp chắc chắn sẽ thu về năng suất và lợi nhuận cao hơn gấp nhiều lần.
Lưu ý quan trọng: Việc không đóng bảo hiểm bắt buộc không chỉ là vi phạm hành chính mà còn có thể bị xử lý hình sự. Tư duy “tiếc tiền” trong việc đảm bảo quyền lợi tối thiểu cho người lao động sẽ khiến doanh nghiệp mất đi cả cơ hội lẫn uy tín.
Một hệ thống nhân sự bài bản không thể thiếu các chính sách rõ ràng và thống nhất, từ sơ đồ tổ chức, mô tả công việc, chế độ lương thưởng, đến chính sách đào tạo và phát triển.
Mọi chính sách cần được văn bản hóa và công khai, giúp nhân viên nắm bắt được quyền lợi, nghĩa vụ của mình và giảm thiểu rủi ro mâu thuẫn nội bộ.
Hệ thống nhân sự không thể vận hành tốt nếu thiếu kỷ luật trong thực thi:
Sự thiếu minh bạch, không nhất quán trong hệ thống nhân sự sẽ phá vỡ cấu trúc tổ chức và triệt tiêu động lực từ bên trong.
Trong vận hành hàng ngày, doanh nghiệp cần giảm thiểu các thủ tục rườm rà đối với các công việc thường nhật, ít rủi ro. Tin nhắn, email, lời nói trực tiếp – nhiều khi đã là đủ. Đồng thời, tuyệt đối không được làm lu mờ vai trò của quản lý cấp trung. Nếu giám đốc thường xuyên “chen ngang”, chỉ đạo trực tiếp nhân viên và phớt lờ người quản lý, không chỉ tạo ra hỗn loạn trong chỉ huy mà còn khiến hệ thống bị tê liệt. Hãy giữ nguyên tắc "mệnh lệnh đơn cấp" – mỗi nhân viên chỉ nên nhận chỉ đạo từ một cấp quản lý trực tiếp để đảm bảo sự rõ ràng trong phối hợp và trách nhiệm.
Chọn người quản lý nhân sự không thể chỉ dựa vào bằng cấp, chứng chỉ hay mối quan hệ. Người đó phải có năng lực thực sự, thể hiện qua:
Đừng lẫn lộn vai trò của quản trị nhân sự với công việc hành chính đơn thuần như lập hồ sơ, ký hợp đồng, chấm công, làm bảo hiểm. Một người làm tốt công việc hành chính chưa chắc đã đủ khả năng dẫn dắt hệ thống nhân sự vận hành trơn tru và mang lại giá trị thật cho doanh nghiệp.
Hệ thống nhân sự không phải là tập hợp của một vài biểu mẫu hay chức danh. Đó là trái tim vận hành của toàn bộ doanh nghiệp. Muốn xây dựng được một hệ thống nhân sự vững chắc, người lãnh đạo cần thay đổi cách nhìn, dám đầu tư, tôn trọng cấu trúc và trao quyền một cách đúng mực.Nhân sự không đơn thuần là quản người – đó là quản trị động lực, kỳ vọng, năng lực và sự phát triển dài hạn. Nếu nhân sự phát triển, doanh nghiệp mới có nền tảng để vươn xa.
